News

Как спланировать идеальную командировку?

Как спланировать идеальную командировку: 5 лайфхаков

Агентство Voiaj International подготовило несколько лайфхаков, которые помогут сократить затраты на командировки и сделать поездки комфортными.

1. Составьте правила командировок для вашей компании

Travel-политика — это бизнес-план для командировок. Компании он необходим, чтобы четко контролировать расходы, а сотрудникам — для удобства при оформлении и планировании командировок. В рамках travel-политики определяются суммы, которые компания готова тратить на деловые поездки сотрудников в зависимости от их позиции: какими рейсами они могут летать, в отелях какой ценовой категории будут останавливаться, могут ли рассчитывать на трансфер и компенсацию дополнительных расходов (например, мобильная связь и питание). В итоге сотрудники сами могут выбирать наиболее удобный для них вариант передвижения в рамках установленного лимита, покупать билеты или только бронировать их, отправляя заявки на одобрение в бухгалтерию.

Легче всего настраивать travel-политику не с нуля, а на базе уже готовых предложений, мы Вам поможем сформировать Вашу travel-политику.

2. Поработайте над логистикой: чем короче командировка, тем дешевле

Часто рабочие поездки организуются так: сегодня сотрудник прилетел, завтра — поприсутствовал на рабочем мероприятии, послезавтра — улетел домой. Итого ради одного мероприятия командировка растянулась три дня. Хотя при грамотном планировании все можно было уместить в одни сутки.

Просчитывать тайминг деловой поездки важно потому, что при коротких командировках компания может сэкономить на суточных. Время, потраченное на пересадки, равно как и любые другие вынужденные остановки в пути, работодатель обязан компенсировать сотруднику за каждый день деловой поездки.

На случай, если у сотрудника возникнут трудности во время командировки в другой стране, а к работодателю он обратиться не сможет (например, из-за разницы в часовых поясах или праздничных дней), в Voiaj International любая форс-мажорная ситуация решается в режиме реального времени, а не только в стандартные рабочие часы.

3. Проинструктировать командировочного как все устроено в аэропорту

Организатору командировки надо позаботиться не только о том, чтобы забронировать сотруднику номер в гостинице, заранее перечислить командировочные и купить билеты на самолет, но и сделать все для того, чтобы работник на этот самолет попал. Для этого нужно выяснить время начала регистрации и посадки, изучить расположение терминалов и несколько других параметров. К примеру, окончание регистрации в разных аэропортах может отличаться — от 45 до 30 минут до вылета. Время посадки авиакомпании тоже могут устанавливать по своему усмотрению. Но обычно при международных рейсах она начинается и заканчивается на 20–25 минут раньше, чем при перелетах внутри страны.

Если в пути запланирована пересадка, стоит сразу обратить внимание, придется ли менять терминалы. А в крупном стыковочном хабе нужно регулярно сверяться с информационным табло и перепроверять время вылета и посадки, а также номер самого рейса: в организации некоторых стыковочных перелетов задействованы сразу несколько перевозчиков, каждый из которых может использовать свои номера. Если сотрудник летит с короткой пересадкой, нелишним будет узнать, предоставляют ли службы конкретного аэропорта услугу фаст-трека, которая позволяет пройти регистрацию в ускоренном порядке. Если да, то заказывать ее нужно заранее.

Кроме того, сотруднику можно выдать приложение, которое поможет ему ориентироваться в аэропорту, позволяет в реальном времени следить за информационным табло разных аэропортов. В приложениях удобно хранить посадочные талоны, ориентироваться при пересадках и благодаря пуш-уведомлениям всегда помнить о времени посадки.

Мы поможем организатору командировки, позаботимся о всех перечисленных деталях и проинструктируем пассажира.

4. Заказывайте все услуги в одной компании — это всегда удобнее и часто дешевле

Речь о нашем агентстве, которое работает по принципу «все включено»: отели, трансферы и билеты для деловых поездок можно купить в одном месте.

5. Проанализируйте прошлые командировки и сделайте выводы

Самый простой вариант: сравнить отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотреть, кто потратил больше и на что. Траты могут быть оправданные, а могут быть результатом невнимательности. Например, сотрудник, который сам покупал себе билет, мог выбрать рейс с прилетом в 0:20. Это значит, что его командировка растянется на один дополнительный день и за этот день ему положены суточные. По этой же причине стоит тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения.

Планируете командировку?

Звоните в авиакассы 022 54 64 64